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webex Meetings und Trainings

Beschäftigten der FH steht das Kommunikationstool Webex Meetings der Firma Cisco zur Verfügung.
Nach der Anmeldung unter https://fh-aachen.webex.com können Sie Meetings oder Trainings starten, Aufnahmen von Meetings bearbeiten und teilen:
  • Webex Meetings können Termine, wie Besprechungen, aber auch Online Vorlesungen in kleinen Gruppen abgehalten werden.
  • Webex Trainings kann genutzt werden um größere Veranstaltungen z.B. Onlinevorlesungen zu halten. Trainings ist ein spezielles Add-On zu Meetings.vertiefende Informationen finden Sie hier.
Wenn Sie erstmal einen groben Überblick über Webex haben wollen, schauen Sie am besten hier nach.
\(~\)
fh-aachen.webex.com
  • Zugang zur FH-Anmeldeseite über Ihre FH-Mailadresse
  • Anmeldeinformationen = Ihre FH-Kennung
  • Beim erneuten Besuch der Seite ggf. neu anmelden
\(~\)

1 FH Aachen Anmeldung + Grundlagen Meeting erstellen

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1.1  Schritt Anmeldung zum Dienst

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1.1.1 Schritt A* Programm herunterladen

Sie können webex im Browser benutzen oder (bequemer) mit der für Ihr Sytem (Windows, Mac, Linux oder IOS, Android) passenden App/Programm.
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1.1.2 Schritt Sitzung anlegen

Sie können zwischen einem Schnellformular (siehe folgende Screenshots) und einem detaillierten Formular auf Ihrer persönlichen webex-Seite wählen.
  • Starten Sie die Sitzung
Aus der App ein Meeting starten (Beispiel MacOS)
Im Browser: Starten Sie einfach und schnell ein Meeting.
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1.1.3 Schritt Einstellungen anpassen

Passen Sie Kamera und Mikrofon an.
Im Folgenden Abschnitt "Aufzeichnungen mit webex" können Sie nachsehen, wie Sie Ihren Bildschirm freigeben können.
\(~\)

2 Studierende zu Meeting einladen

Sie können Teilnehmende per Mail einladen. Hierzu können Sie entweder über die detaillierten Einstellungen auf Ihrer webex-Startseite oder über das Schnellmenü in einem von Ihnen gestarteten Meeting.
\(~\)

2.1 Studierende ins Laufende Meeting einladen

In dem gestartetem Meeting:
1. Klicken Sie auf den Einstellungsbutton (3-Punkte nebeneinander)
2. Klicken Sie auf Invite and Remind oder in der Deutschen Version auf Einladen und Erinnern
3. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie tragen die eMailadressen in dem Kasten unter Invitees bzw. in der Deutschen Version 
    Eingeladene ein. Ooder Sie klicken auf Invite by using your email application bzw. in der Deutschen Version Versenden Sie Einladungen mit Ihrer
    lokalen E-Mail-Adresse (Dies kann gekürzt dargestellt sein als Versenden Sie Einladungen mit Ihrer...). Darauf hin öffnet sich Ihr
   Standardmailprogramm und Sie können die Mail damit rausschicken.
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2.2 Im Browser Termin erstellen und Studierende einladen

Gehen Sie auf webex und klicken Sie auf Anmelden
Dann klicken Sie auf Meetings
Dann geben Sie Ihre FH-Mailadresse an (1) und klicken auf Weiter(2)
Sie werden auf eine FH-interne Seite weitergeleitet
  1. Geben Sie Ihre FH-Kennung ein
  2. Geben Sie Ihr Passwort ein
  3. Klicken Sie auf Anmelden
Sie werden nun auf Ihren persönlichen Raum weitergeleitet.
Klicken Sie auf Termin ansetzen.
  1. Benennen Sie Ihren Termin in dem Kasten rechts neben Thema des Meetings
  2. Wählen Sie rechts neben Datum und Uhrzeit den gewünschten Termin
  3. (Optional) Falls der Termin periodisch stattfinden soll, klicken Sie auf Wiederholung
    1. Unter Wiederholungsmuster können Sie zwischen jährlich, monatlich, wöchentlich oder täglich auswählen
    2. Unter Wiederholen am setzen Sie die Periodizität fest, z.B. alle zwei Wochen
    3. (Optional) Bestimmen Sie ein Ende der Wiederholungen
  4. Im Kasten neben Teilnehmer können Sie nun alle Studierenden per Mailadresse -mit Komma oder Semikolon getrennt- hinzufügen
  5. (Optional) Erweiterte Optionen anzeigen
  6. Auf Starten klicken
Der Termin wird automatisch in Ihre WebEx Meetings App übernommen und kann von dau aus gestartet werden.
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3 Optionen und Einstellungen auf Ihrer Webex-Startseite

Sie können auf Ihrem persönlichen Schreibtisch Optionen wählen und detaillierte Einstellungen vornehmen.
  • Schauen Sie sich die Optionen an (Anleitung zu Aufzeichnungen siehe weiter unten)
    Beispiel Screenshots für Einstellungen für ein Meetings
\(~\)

4 Aufzeichnungen mit webex

Mit Webex können Meetings aufgezeichnet werden - Teilnehmende müssen nicht dabei sein.
Sie können also mit webex auch eine "Homeoffice-Vorlesung" aufzeichen – und anschließend mit Ihren Studierenden teilen.
  1. Um eine Aufzeichnung zu erstellen müssen Sie einen Meetingraum erstellen.
  2. Bereiten Sie die weiteren Schritte vor (Ablauf der Aufzeichnung, Dokumente und Programme wählen für Bildschirmaufzeichnung)
    Sie können auch einen Testduchlauf schon aufzeichnen
  3. Klicken Sie auf den Aufnahmebutton (Sie können jederzeit pausieren und fortsetzen)
  4. Stoppen Sie die Aufnahme, wird die Aufnahme abgeschlossen – eine Aufnahmedatei wird gespeichert
    Wenn Sie erneut aufnehmen entsteht eine neue Aufnahme
  5. Sie können eine Liste Ihrer Aufnahmen im persönlichen Arbeitsbereich von webex aufrufen
  6. Teilen Sie eine Aufnahme durch Klick auf den Sharing Button – ein Menü öffnet sich (E-Mail Liste oder Link mit/ohne Passwort)
  7. Wenn Sie das Video aufrufen können Sie es als Inhaber weiter bearbeiten (z.B. Fragen einfügen)
Freigabe für webex erteilen > Monitoraufzeichnung
Wählen Sie aus einem geöffnten Fenster aus.
Aufzeichnung eines Meetings
Ihren persönlichen Arbeitsbereich erreichen Sie nach Anmeldung unter der Adresse: https://fh-aachen.webex.com
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4.1 Videos bearbeiten

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5 webex Video-Tutorials

Beispielvideos
Meetings im persönlichen Arbeitsbereich verwalten
Android Mobiltelefon
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6 Neue Features: Oberfläche, Breakout Sessions, virtuelle Hintergründe und mehr

Hinweis zum Datenschutz: 
Links zu youtube-Videos – durch Klick akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen von youtube.
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7 Wichtige Hinweise

  • Sie brauchen keine VPN-Verbindung zur FH Aachen. Wir empfehlen diese zu deaktivieren, da dadurch nur unnötig Resourcen belegt und schnell Verbindungseinbrüche verursacht werden.
  • Nutzen Sie für häufige Sitzungen mit vielen Teilnehmern das Oulook Add-in, um Sitzungen direkt aus Outlook zu planen und in den Kalender zu übertragen.
  • Für eine Veranstaltung mit hoher Teilnehmerzahl lohnt es sich neben einer Training-Sitzung noch ein Etherpad in ILIAS aufzuhaben und den Studierenden vorher zu kommunizieren, dass sie sich dort melden sollen, falls sie keinen Zugang haben.
  • Für den Fall, dass kein Studierender es schafft sich in einer Sitzung anzumelden, sollten Sie vorher eine Notfalllösung kommunizieren, z.B. dass Sie die Vorlesung stattdessen aufzeichnen oder dass die Sitzung ausnahmsweise im eigenen Meetings-Raum stattfindet.
\(~\)

8 Externe Links

Hier finden Sie die Wikiseiten der FU Berlin zum Thema Webex Meetings, Training und Events.
Hier sind kurze Anleitungen der FU Berlin zur allgemeinen Umsetzung von live Lehrveranstaltungen.
Beachten Sie, dass die Empfehlung der FU Berlin für den Einsatz von Webex in den Lehrveranstaltungen abweicht von unseren eigenen Empfehlungen.

Last edited: 13. Nov 2020, 15:30, Gilz, Jonas [jg8621e]


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