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Variante 1: Gruppen-Bibliothek mit "Zotero Groups" anlegen (Synchronisierung ohne Anhänge)

Gruppe anlegen, Mitglieder einladen

Eine neue Zotero-Gruppen-Bibliothek legen Sie online von Ihrem persönlichen Zotero-Account aus an. Wenn die Existenz der Gruppe nicht öffentlich sichtbar sein soll, wählen Sie "Private Membership" als Typ. Die automatisch erstellte URL zur Gruppe ist dann eine nicht-sprechende.

Im nächsten Schritt gelangen Sie zu den Settings der Gruppenbibliothek. In unseren Test haben wir "File Editing" für alle Gruppenmitglieder zugelassen. Wenn "No group file storage" ausgewählt wird, können Gruppenmitglieder auch offline keine Anhänge oder Anhang-Links zu Titeln hinzufügen. Die Synchronisation der offline zugefügten Attachments kann/muss an anderer Stelle unterbunden werden.

In den "Members Settings" laden Sie die anderen Projektmitglieder über deren E-Mail-Adressen oder Zotero-Usernames ein.

Hat eine eingeladene Person die Einladung angenommen, können Sie ihr - wenn Sie bei der Erlaubnis des File Editings zwischen Member und Admin unterschieden haben sollten, eine Admin-Rolle geben. Es lassen sich auch Einladungen widerrufen oder Mitglieder entfernen.

Die neue Gruppenbibliothek in Zotero (on- und offline)

In den Zotero-Installationen der einzelnen Mitglieder gibt es nun eine neue Gruppenbibliothek (unterhalb von "Meine Bibliothek") mit den Standard-Ordnern "Eintragsdubletten", "Einträge ohne Sammlung" und "Papierkorb".

Auch in den Online-Accounts der Mitglieder gibt es nun unter dem Menüpunkt "Groups" eine Gruppenbibliothek, in der alle Sammlungen, alle Titel, alle Tags und alle Notizen sichtbar sein werden und auch browserbasiert bearbeitet und ergänzt werden können. 

Gruppenbibliothekseinstellungen in Zotero vornehmen (pro Mitglied)

Wenn Sie beim Anlegen der Gruppe die Bearbeitung von Dateien generell erlaubt haben, muss nun noch die Dateianhang-Synchronisation unterbunden werden (Zotero - Einstellungen - Sync). Dazu muss jedes Gruppenmitglied den standardmäßig gesetzten Haken bei "Dateianhänge in Gruppen-Bibliotheken mit Zotero-Storage synchronisieren" entfernen.

Sollte ein Gruppenmitglied vergessen, diese Einstellung vorzunehmen und dadurch auch Ihren persönlichen Cloud-Speicher überlasten, müssen die Dokumente einzeln gelöscht werden (die Symbole in der Attachmentsspalte (Listenansicht) sind nicht sichtbar (s. gelbe Markierung).

Der "Purge Storage"-Button im Webprofil hat ausschließlich Auswirkungen Einfluss auf den Zotero-Bereich mit privaten Sammlungen ("Meine Bibliothek") und sollte nur betätigt werden, nachdem File Syncing mit Zotero Storage in der installierten Software ausgeschaltet wurde. Wenn der Speicher bei angeschalteter Synchronisation geräumt wird, verschwinden auch die Anhänge in Ihrer Offline-Bibliothek.

Variante 2: Einen gemeinsamen Zotero-Account mit einer Sciebo-Projektbox (WebDav) verknüpfen

Einen unpersönlichen (zweiten) Zotero-Account für das Projekt anlegen

Bei der Erstellung eines Zotero-Accounts, der von mehreren Personen gleichzeitig genutzt wird, ist zu beachten, dass zu jeder E-Mail-Adresse nur ein Zotero-Account gehören kann.  Deshalb bietet es sich an, für einen gemeinsam genutzten Account eine unpersönliche Funktions-E-Mai-Adresse zu verwenden. 

Wenn noch nicht vorhanden: Funktions-E-Mail-Adresse für Projekt bei DVZ beantragen

Eine Funktions-E-Mail-Adresse (z.B. box@bibliothek.fh-aachen.de) ist immer einer realen Person zugeordnet, bekommt aber eine gesonderte FH-Kennung, die auf "d" anstatt auf "e" endet. Die Beantragung erfolgt über das Ticketing-System (https://hilfecenter.fh-aachen.de). Die Kennung und das Passwort zu dieser Funktionsadresse sollten nicht an alle Projektteilnehmer:innen weitergegeben werden, sondern nur an diejenigen, die im Falle einer Zotero-Account-Passwort-Wiederherstellung die E-Mail abrufen können sollen.

Zotero-Account mit Funktions-E-Mail-Adressen anlegen und im E-Mail-Account bestätigen

Rufen Sie die Seite https://www.zotero.org/user/register auf und klicken Sie auf "Register for a free account". Bestätigen Sie Ihre Membership-Absicht nach Erhalt der Spam-Schutz-E-Mail.

Offline zwischen zwei Zotero-Profilen wechseln (Default und Shared)

Wenn Sie ausschließlich im Projekt Literatur sammeln möchten, ist der folgende Abschnitt nicht für Sie relevant. Pflegen Sie aber zusätzlich Ihre eigene Zotero-Bibliothek auf dem gleichen Endgerät, benötigen Sie ein zweites Zotero-Profil und müssen Ihrem Rechner beim Öffnen des Programms mitteilen, welches Profil gestartet werden soll. Im Folgenden finden Sie die Arbeitsschritte für Windows 10 (und 11). Für macOS und Linus findet sich auf dieser Seite: https://www.zotero.org/support/kb/multiple_profiles.

Diese Schritte werden von jede/jeder Projektteilnehmer:in mit eigener Zotero-Bibliothek auf jedem Rechner vollzogen, auf dem Zotero-Volltexte aus der gemeinsamen Zotero-Bibliothek zusätzlich genutzt werden sollen. Wenn man auf einem Endgerät nur Titeldaten und Zitate einsehen oder bearbeiten möchte, kann dieses auch browserintegriert, also ohne zusätzliches Offline-Profil erfolgen.

Geben Sie den Befehl "run" in das Suchfeld des Startmenüs ein und wählen Sie die dann erscheinende Option "Ausführen".

Nun geben Sie den Pfad ein, in dem sich Ihre Zotero-Programm-Datei befindet (meist ist das im Ordner "Program Files" oder "Program Files (x86)") und fügen -P (für Profilauswahl, vermutlich) an.

B.B.: C:\Program Files\Zotero\zotero.exe -P oder C:\Program Files (x86)\Zotero\zotero.exe -P. Dann wählen Sie "OK".

Das existierende, persönliche Profil hat die Bezeichnung "default" und erscheint im Auswahlfenster. Sie erzeugen nun ein weiteres Profil über den Button "Create Profile".

Ist der angezeigte Standardpfad für das neue Profil in Ordnung für Sie, geben Sie nur einen Profil-Namen an (z.B. "shared" oder "project" oder "group"...) und klicken auf "Finish". Möchten Sie das Profil z.B. auf einem anderen Laufwerk anlegen, nehmen Sie den Umweg über den Button "Choose Folder". Es spielt übrigens keine Rolle, wie das Profil auf den Rechnern von anderen Gruppenmitgliedern heißt.

Es empfiehlt sich, den Haken bei "Use the selected profile without asking" zu entfernen. So weiß man immer, für welches Profil man sich beim Programmstart entschieden hat und arbeitet nicht versehentlich in der falschen Zotero-Bibliothek.

Leider findet das neue Profil in vielen Fällen den bereits bestehenden persönlichen Zotero-Datenordner auf Ihrem Rechner und zeigt keine leere Bibliothek wie eigentlich erwartet. Ist das der Fall, passen Sie den Pfad manuell an, nachdem Sie zuvor die entsprechende Ordnerstruktur geschaffen haben - z.B. indem Sie einen Ordner "Zotero shared" oder "Zotero group" im Dokumente-Ordner oder im Home-Verzeichnis anlegen.

Das Menü für die Festlegung des Datenverzeichnisses finden Sie in Zotero-Windows unter "Bearbeiten - Einstellungen - Erweitert". Dort wählen Sie "Use Custom Location" und navigieren dann zum gewünschten Ordner.

Zotero gibt die Warnmeldung "Das ausgewählte Verzeichnis ist leer" aus - genau das, was Sie erreichen wollten! Sie bestätigen daher, dass Sie das Verzeichnis verwenden möchten.

Sie erhalten außerdem den Hinweis, dass das Programm neu gestartet werden muss. Die Aufforderung, Dateien zu verschieben ignorieren Sie natürlich.

Nun sollte sich Ihnen eine leere Zotero-Bibliothek offenbaren.

Je nachdem, ob die Sciebo-Projektbox, die als WebDav-Speicherort für die zukünftigen Volltext-Dateien des Projektes genutzt werden soll, schon existiert oder nicht, nehmen Sie nun direkt die Account-Verknüpfungen vor oder kümmern sich zuerst um die Projektbox-Beantragung.

Eine Sciebo-Projektbox mit bis zu 2.000 GB Speicher beantragen (DVZ-Ticketing-System)

Die FH-Aachen hat keinen Projektbox-Antrag auf mySciebo hinterlegt. Sie erstellen daher via https://hilfecenter.fh-aachen.de eine IT-Support-Anfrage mit folgenden Daten:

Die Genehmigung erfolgt in der Regel schnell und Sie erhalten eine Willkommens-E-Mail von Sciebo (an die Adresse des/der Antragstellenden) mit der Aufforderung, im persönlichen mySciebo ein Passwort einzustellen und dieses nicht weiterzugeben. Im Regelfall greifen Nutzende von ihren eigenen Sciebo-Accounts auf die gemeinsame Projektbox zu (geteilte Ordner und Dateien). Im Fall der Zotero-Gruppenbibliothek benötigt aber jede/r Nutzer:in den WebDav-Link und die Zugangsdaten. Die Kennung muss daher geteilt werden. Passwort-Änderungen sind aber glücklicherweise nur über den/die aktuelle Besitzer:in via mySciebo möglich (s.u.).

Die Synchronisation mit dem Zotero-Gruppen-Account einrichten und die Sciebo-Projektbox als WebDav-Speicher für Zotero-Attachments einstellen (pro Rechner)

Liegen Ihnen sowohl die Zugangsdaten zum Zotero-Gruppen-Account also auch die Login-Daten der Projektbox vor, öffnen Sie Zotero mit dem vorher angelegten Gruppenprofil (z.B. Shared) und rufen das Menü "Sync" (im Windows-Interface: Bearbeiten - Einstellungen - Sync) auf:

Im Abschnitt "Daten-Synchronisierung" sind die Zugangsdaten (Profil-Name und Passwort) des gemeinsamen Zotero-Accounts gefragt.

Wenn Sie die Sciebo-Zugangsdaten noch nicht zur Hand haben, schließen Sie die Datei-Synchronisierung erstmal komplett aus, damit die Volltexte anderer Prokekteilnehmer:innen nicht über Sie in Zotero Storage landen. Wenn Sie die Zugangsdaten der Projektbox kennen, stellen Sie die Datei-Synchronisierung von Zotero auf WebDav um. Eigentlich benötigen Sie innerhalb des Gruppen-Accounts keine Gruppenbibliotheken. Sie könnten aber vorsichtshalber die Dateieanhänge in diesem Bereich von der Synchronisierung ausnehmen.

Zusätzlich zu Kennung und Passwort benötigen Sie die WebDav-URL der Projektbox. Wenn Sie sich in der Projektbox angemeldet haben, finden Sie die gesuchte Adresse hinter dem Rädchen ("Einstellungen") links unten.

Da Zotero das http:// selbst ergänzt, müssen Sie den Teil von der URL weglöschen. Sie geben noch die Projektbox-Zugangsdaten ein und klicken auf "Server prüfen". Wenn Sie die Einstellung "Dateien herunterladen" auf "beim Synchronisieren" belassen, werden alle Volltexte, die andere Projektteilnehmer:innen in der Zotero-Bibliothek ablegen, auf ihr Endgerät heruntergeladen und lokal gespeichert. Wenn Sie die Einstellung auf "bei Aufruf" ändern, laden Sie nur die Dateien herunter, deren Titel Sie aufrufen.

Sind Sie der/die Erste, der/die die Projekt-Bibliothek mit der Projektbox verknüpft, erhält er/sie die Meldung, dass der Ordner Zotero im Zielverzeichnus noch nicht existiert aber angelegt werden könne. Klicken Sie auf "Erstelle".

In der Projektbox taucht nun ein noch ungefüllter neuer Ordner namens "Zotero" auf.

Sobald Titel mit Anhang sychronisiert werden, legen sich viele Unterordner an. Man braucht sich nicht um die Navigierbarkeit der seltsam anmutenden Struktur zu sorgen. Der Zugriff auf die einzelne Datei erfolgt in der Regel von Zotero aus.

Übrigens: Auch wenn ein Anhang in der Zotero-Listenansicht augenscheinlich nur "PDF" oder "Snapshot" heißt, hat Zotero die mit dem Connector gespeicherten Dateien automatisch umbenannt, so dass diese im Dateiensystem problemlos gesucht werden könnten.

Es empfiehlt sich unserer Meinung nach, zusätzlich auch bei händisch ergänzten Dateien die automatische Umbenennung in Anspruch zu nehmen.

Zusammenarbeit als eine einzige Person: Transparenz schaffen

(Farbige) Tags, Ordner, Read Status Plugin ... (folgt)

Später: Passwörter für Zotero-Account und Projektbox ändern und in allen Installationen austauschen, z.B. wenn Mitglieder das Projekt verlassen

Zotero-Account-Passwort ändern

Das Passwort des gemeinsamen Accounts ändern Sie ganz genauso wie das Passwort eines persönlichen Accounts über das Settings-Menü (Abschnitt "Security").

Es sollte allen Beteiligten klar sein, dass die Nutzung der Funktion "Forgot your Password" zur Folge hätte, dass die Titel-Synchronisation für alle, die das neue Passwort noch nicht übernommen haben, abgebrochen wird. Bei Umstellung auf ein neues Gerät sollte man also zuerst die Projektmitglieder um Hilfe bitten, wenn man das Passwort verlegt hat.

Sciebo-Projektbox-Passwort ändern / resetten

Bei Sciebo gibt es keinen klassischen Password-Reset-Link im Bereich der Anmeldemaske. Ein Password-Reset findet im Menü "My.Sciebo" statt, dessen Zugang über die FH-Kennung der beantragenden Person läuft

Wählen Sie auf Sciebo.de im Menü "My.Sciebo" die Funktion "Projektboxen verwalten". Sie werden über eine Login-Seite der FH-Aachen geschleust, geben Ihre persönlichen Daten an und können dann ein neues Passwort setzen - auch ohne das alte eingeben zu müssen oder auch die Projektbox an eine/n neue/n Verantwortliche/n übergeben.

Bedenken Sie, dass nach einer Passwortänderung alle Beteiligten das Passwort in den Zotero-Einstellungen anpassen müssen, damit die WebDav-Verknüpfung für sie weiterhin funktioniert.

Später: Projektbox-Laufzeit verlängern

Auch die Verlängerung der Projektboxlaufzeit ist im My.Sciebo-Menü "Projektboxen verwalten" möglich (s.o.). Die E-Mail zum Ablauf sollten Sie daher nicht ignorieren.

Variante 3: Eine gemeinsame Zotero-Bibliothek lokal auf dem File-Server der FH-Aachen nutzen

Offline zwischen zwei Zotero-Profilen wechseln (z.B. Default und Server)

Wenn Sie ausschließlich im Projekt Literatur sammeln möchten, ist der folgende Abschnitt nicht für Sie relevant. Pflegen Sie aber zusätzlich Ihre eigene Zotero-Bibliothek auf dem gleichen Endgerät, benötigen Sie ein zweites Zotero-Profil und müssen Ihrem Rechner beim Öffnen des Programms mitteilen, welches Profil gestartet werden soll. Im Folgenden finden Sie die Arbeitsschritte für Windows 10 (und 11). Für macOS und Linus findet sich auf dieser Seite: https://www.zotero.org/support/kb/multiple_profiles.

Diese Schritte werden von jede/jeder Projektteilnehmer:in mit eigener Zotero-Bibliothek auf jedem Rechner vollzogen, auf dem ein zusätzlicher Zugriff auf die gemeinsame Zotero-Bibliothek erwünscht ist. 

Geben Sie den Befehl "run" in das Suchfeld des Startmenüs ein und wählen Sie die dann erscheinende Option "Ausführen".

Nun geben Sie den Pfad ein, in dem sich Ihre Zotero-Programm-Datei befindet (meist ist das im Ordner "Program Files" oder "Program Files (x86)") und fügen -P (für Profilauswahl, vermutlich) an.

Das existierende, persönliche Profil hat die Bezeichnung "default" und erscheint im Auswahlfenster. Sie erzeugen nun ein weiteres Profil über den Button "Create Profile".

Es erscheint ein Informationsfenster des "Create Profile Wizard". Klicken Sie "Next". 

Im nächsten Schritt wählen Sie eine Bezeichnung für das neue Profil und einen Ordner, auf dem das Profil - nicht die Bibliothek - abgelegt wird.

Bevor Sie auf "Start Zotero" klicken, ist es erforderlich, dass Sie den 'Haken beo "Use the selected profile without asking at startup" entfernen, damit Sie jedes Mal frei wählen können, mit welcher Zotero-Bibliothek Sie arbeiten möchten.

Leider findet das neue Profil in vielen Fällen den bereits bestehenden persönlichen Zotero-Datenordner auf Ihrem Rechner und zeigt keine leere Bibliothek wie eigentlich erwartet. Sind Sie der/diejenige, der die Zotero, Bibliothek initiiert, legen Sie einen Zielordner auf dem Fileserver an, bevor Sie Zotero sagen, wo die Datenablage sein soll. Hat schon ein anderes Gruppenmitglied den Ordner angelegt und bereits Titel eingetragen, gehen Sie direkt in die Einstellungen.

Navigieren Sie in Zotero über "Bearbeiten" in die "Einstellungen" und wählen den Menüpunkt "Erweitert". Unter "Speicherort - Data directory - Use custom location" navigieren Sie zur zukünftigen oder bestehenden Gruppenbibliothek. Wenn Sie den neuen Ordner ausgewählt haben, werden Sie zum Schließen und Neustarten des Programmes aufgefordert. 

Ist der Ordner gerade erst angelegt worden, gibt es eine Warnung: "Das ausgewählte Verzeichnis ist leer" - genau das, was Sie möchten. Sie bestätigen.

Wenn man einen Blick ins Dateiverzeichnis des Fileservers wirft, gibt es nun schon Dateien und Unterordner innerhalb des Ordners. Nur der "Storage-Ordner" für Attachments ist noch nicht da.

Sobald Sie oder ein anderes Gruppenmitglied den ersten Titel mit Anhang einfügen, erstellt sich der Storage-Ordner jedoch.